Dla usprawnienia prac nad programami studiów w systemie wyróżnione zostały role następujących grup użytkowników:
- Opiekun kierunku – odpowiada za formalny i merytoryczny zakres programu. W systemie ma dostęp do edycji planu studiów dla „swojego” kierunku, może dopisywać do bazy osoby, które mogą być autorami sylabusów, wskazuje autorów poszczególnych sylabusów, weryfikuje sylabusy opracowane przez autorów (akceptuje je lub odsyła do poprawy), decyduje o udostępnieniu sylabusów studentom. Wykorzystując matrycę kompetencji może sprawdzić pokrycie efektów kierunkowych przez realizowane w ramach kierunku przedmioty. Dba o coroczne doskonalenie programu studiów.
- Autor sylabusa – opracowuje i edytuje w systemie sylabus, zgłasza zakończenie prac edycyjnych. Autor ma do dyspozycji własne konto, w którym widzi listę wszystkich opracowanych przez siebie sylabusów oraz ich aktualny status (w edycji, zakończone, zatwierdzone). O przydzieleniu mu autorstwa sylabusa oraz o decyzji Opiekuna (w sprawie akceptacji lub odrzucenia sylabusa) jest informowany za pomocą poczty e-mail. W razie potrzeby może skopiować zawartość sylabusa i poddać go edycji (to ułatwia edycję, gdy na różnych kierunkach lub specjalnościach realizowane są przedmioty częściowo podobne). Autor może edytować wyłącznie własne sylabusy, natomiast może oglądać, bez prawa ich edycji, wszystkie sylabusy umieszczone w systemie.
- Student – może oglądać za pośrednictwem serwisu internetowego uczelni wszystkie udostępnione sylabusy, a w razie potrzeby może je także drukować. Uczelnia może zdecydować czy dostęp do sylabusów jest otwarty, czy ograniczony do społeczności akademickiej danej uczelni.
- Administrator systemu – dba o archiwizację baz danych i sprawność infrastruktury komputerowej, a także służy konsultacjami użytkownikom, którzy mają jakieś problemy związane z korzystaniem z systemu.